Organizar eventos musicales es un auténtico reto. Hay infinidad de aspectos que entran en juego y que hay que coordinar para cumplir objetivos, responder a las expectativas y alcanzar el éxito. El consejo es confiar en empresas especializadas y dejar todo en sus manos.
En Piturda llevamos más de 15 años organizando todo tipo de eventos. Y esa experiencia nos permite conocer bien cada paso qué hay que dar y cómo sortear cualquier obstáculo que pueda surgir en el camino.
Cómo organizar eventos musicales; pasos imprescindibles
En el éxito de un evento musical no influyen solo el artista o la elección del cartel. Desde la organización a la gestión y dirección del evento, todo es importante. ¿Cuáles son las claves?
Determinar público y objetivos
Organizar eventos musicales parte de una cuestión básica: el público al que se van a dirigir. ¿Público infantil o adulto? ¿Amantes de un estilo musical concreto? ¿Seguidores de un artista o grupo?
Y junto a estas preguntas, también conviene plantearse los objetivos del evento: celebrar una fecha determinada, programación de unas fiestas patronales o la Navidad, atraer a visitantes a una localidad, etc.
Elaborar un presupuesto
En este sentido, la clave a la hora de organizar eventos musicales es ser realistas. Es fundamental establecer un presupuesto ajustado a las posibilidades y las expectativas, de manera muy especial si lo que se pretende es conseguir rentabilidad económica.
¿Qué debe incluir el presupuesto? Todos, absolutamente todos los detalles: artistas, alquiler de espacios, permisos y licencias, equipos, personal, etc. Es fundamental para evitar gastos no registrados que pueden suponer un descalabro económico.
Seleccionar artistas y grupos
El éxito de un evento musical depende en buena medida del cartel. Este dependerá, por una parte, del presupuesto y, por otra, de las expectativas en la venta de entradas.
En cualquier caso, la elección se debe realizar pensando en ese público objetivo. El cartel debe ser lo suficientemente atractivo para él. Aunque el presupuesto no siempre dé para artistas o grupos de gran relevancia, siempre hay alternativas interesantes. Y algo muy importante: conviene no dilatar la contratación para evitar que tengan comprometida la fecha elegida para el evento.
Buscar localización y gestionar permisos
Es un aspecto fundamental a la hora de organizar eventos musicales. La localización elegida debe responder a las características y necesidades del evento. A veces será un espacio cerrado, otras no. Y es importante fijarse en aspectos como la acústica, los accesos o los servicios de los que dispone.
Después llegará el momento de tramitar todos los permisos necesarios para que el evento pueda celebrarse en las condiciones adecuadas. En este sentido, sobre todo si se trata de recintos al aire libre, es importante tener en cuenta las ordenanzas municipales en lo referente a ruidos, gestión de tráfico, seguridad, etc.
Personal, logística y servicios
También son cuestiones esenciales para organizar eventos musicales de éxito. Se necesita personal especializado para garantizar aspectos tan importantes como el acceso del público al recinto, su seguridad y la de los artistas, la gestión de barras o la coordinación de evento, entre otros muchos aspectos.
En lo que respecta a la logística y los servicios, en la organización de eventos musicales es fundamental contar con infraestructuras adecuadas, con equipos audiovisuales, con zonas de aseos, con asistencia médica, etc.
Promoción y patrocinio
La publicidad es clave para el éxito de un evento. Y hay que emplear todos los medios disponibles para su difusión, tanto offline como online: redes sociales, medios de comunicación, cartelería, etc. Todo ello se debe incluir en una estrategia de marketing cuidadosamente diseñada en la que los patrocinadores tienen también un papel importante.
Venta de entradas
Es importante facilitar la adquisición de entradas por diferentes canales que sean seguros tanto para el organizador como para los asistentes. Y lo ideal es también faciliten el acceso al recinto. En ese sentido, la tecnología NFC o las pulseras cashless son de enorme ayuda.
Piturda se encarga de todo
En Piturda sabemos bien que organizar eventos musicales es como un puzle en el que todas las piezas deben encajar a la perfección para conseguir el éxito. Por eso contamos con un equipo experimentado que es capaz de organizar y coordinar cualquier evento de principio a fin.
Ofrecemos un servicio integral. Nos encargamos de todo: del diseño, de la contratación de espacios y artistas, de la coordinación, la gestión de barras o la publicidad. Incluso podemos ofrecer musicales de producción propia, tanto para adultos como para público infantil.
Si estás pensando en organizar un evento musical, estaremos encantados de hacer el trabajo por ti. Solo tienes que contactar con nosotros a través de una llamada al 630 52 16 72 o un WhastApp. También puedes hacerlo por correo electrónico. Tendrás toda la información que necesites y resolveremos tus dudas sin problemas.