El presupuesto para organizar un evento es uno de los pasos previos a dar a la hora de planificarlo. En primer lugar, celebraremos una reunión con el equipo de producción en la que se listen todas las necesidades y se prevea la magnitud del evento. En la gestión de eventos no es lo mismo una presentación con aforo reducido que un concierto con cientos de asistentes. Te contamos las claves de un buen presupuesto para organizar un evento.

Presupuesto para organizar un evento

El primer paso del presupuesto para organizar un evento es definir objetivos y metas. Enumera los posibles gastos e ingresos más comunes y ten presente el flujo de efectivo. Es imposible prever todos ellos. Ten presente que algunas partidas podrán modificarse conforme avance el desarrollo del proyecto.

Con estos primeros datos podrás previsualizar si tu evento será capaz de generar ganancias, pérdidas o si llega a lo que se conoce como equilibrio presupuestario.

Te recomendamos que pidas, al menos, tres presupuestos diferentes, que podrás sopesar para encontrar el que mejor se adapte a tu evento.

Una vez elaborado el presupuesto, preséntaselo a tu cliente de forma que figure todo en un golpe de vista. Encabezado, contenido, fecha, año, lugar, hora, asistentes y aforo, seguido de cada sección en la que se indique el precio unitario, precio total y la cantidad. Apuesta por un diseño simple pero efectivo y evita recargar gráficamente tu presupuesto. Será más legible y directo.

Tipos de presupuestos

Es importante saber que los presupuestos tienen una validez que puede variar de una semana a quince días e incluso un mes. También es deseable pedir la prórroga de su validez en caso de interesarnos uno en concreto.

Existen varios tipos de presupuestos en función de los fondos que tengamos destinados para él y de si estos se adaptarán al evento o si, por el contrario, deberemos adaptar el evento a una cantidad presupuestaria ya fijada con antelación.

Adaptar el presupuesto al evento

A la hora de elaborar un presupuesto para organizar un evento, adaptar el presupuesto a lo que exija el evento siempre ofrece una mayor libertad a los organizadores. Aunque, por otra parte, es bastante inusual que se dé esta fórmula. Ocurre, principalmente, en los eventos organizados por administraciones públicas, como en el caso de congresos, conferencias y otros encuentros de carácter más formativo que cultural o lúdico, con sus excepciones.

En este supuesto, se elabora un presupuesto según el plan previsto, las necesidades a cubrir y los objetivos establecidos a conseguir con la celebración del evento.

Adaptar el evento al presupuesto

Esta segunda opción, aunque es más común, supone contar con un presupuesto más ajustado. En estos casos, la cantidad predeterminada debe adaptarse a las necesidades del evento, contratación de equipo, servicios y proveedores, entre otras partidas que delimitaremos como gastos. Sucede con la mayoría de los eventos culturales, así como en lanzamientos de nuevos productos y servicios.

En este caso, es importante la capacidad de adaptación del equipo de producción a la cuantía disponible para conseguir, con ella, todos los objetivos propuestos en el proyecto inicial.

Qué considerar al planificar el presupuesto para organizar un evento

A la hora de elaborar un presupuesto para organizar un evento, todo tiene que estar bien detallado de forma clara y minuciosa. A la planificación de metas y objetivos le sigue el plan de acción, que contará con un «timing» o temporalización de las tareas, que deberán cuantificarse y presentarse por etapas.

Imaginaremos todos los elementos que vamos a necesitar desde que empieza su celebración hasta que termina, paso final conocido como postproducción de eventos.

Una forma ágil y práctica de programar un evento es previsuarlo a través de la planificación de eventos que te ofrece el modelo canvas de organización de eventos.

Además, tendremos que tener presente que en el presupuesto para organizar un evento se contemplan varios puntos importantes e irremplazables, como son los costes fijos, costes variables y las fuentes de ingresos de eventos.

COSTES FIJOS DE UN EVENTO

Los costes fijos de un evento son los que debemos sufragar sí o sí. No es posible suprimir ninguno de ellos, aunque podemos esforzarnos en buscar más financiación para cubrirlos en caso de que el presupuesto inicial no llegue para cubrir todos estos apartados.

Gestión de espacios para eventos

La localización de espacios para eventos incluye no solo las tasas de alquiler de estos emplazamientos, sino también fianzas y necesidades de personal ligadas al espacio.

Un lugar público puede ser cedido para un evento a coste cero siempre que tras él haya una ONG organizándolo. Como estos casos son los menos comunes, lo mejor será que preveas cuánto necesitarás para cubrir los gastos derivados del alquiler de espacios para eventos. También tendrás que gestionar los permisos municipales para poder celebrarlo en dicho lugar, un trámite burocrático a solventar en tiempo y forma para evitar futuros retrasos e inconvenientes de última hora.

Comunicación y difusión de eventos

Una buena comunicación y difusión de eventos es fundamental. No olvides confiar la comunicación de tu evento a profesionales. En Piturda contamos con asesoría en asuntos de publicidad y marketing online y offline, además de una profesional del periodismo que se encargará de que toda la información llegue a los medios de comunicación con notas de prensa, organizar entrevistas y celebrar presentaciones oficiales y ruedas de prensa para eventos que consigan atraer a prensa y público.

Además, te ofrecemos pegada de carteles para eventos, publicidad en mobiliario urbano, y gestión de redes sociales de eventos de principio a fin. Esta es una partida fundamental dentro de tu presupuesto para organizar un evento en la que no conviene escatimar.

Producción técnica de eventos

Más allá de quien ostente la dirección del evento, una oficina técnica es fundamental para procurar un resultado de calidad y, sobre todo, profesional. Contacta con empresas de eventos con experiencia, como Piturda. Te ofrecemos todas las claves para que tu evento sea un éxito desde su concepción hasta su celebración. Aquí te contamos cuáles son las ventajas de contar con un equipo local para la producción de eventos.

Dietas y gastos

Esta partida resulta vital, ya que artistas e invitados solicitarán cubrir sus gastos de alimentación, transporte y alojamiento, conocidos popularmente como «dietas«, término común en la producción de eventos. Baraja todas las posibilidades de transporte. Por ejemplo, en el caso de giras, quizá sea más económico alquilar una furgoneta que costear múltiples billetes de avión.

Contratación de personal para eventos

No escatimes en tu presupuesto para organizar un evento a la hora de contar con personal para eventos. Al igual que la localización de espacios para eventos y la producción técnica es importante, la contratación de personal para eventos es una de las piedras angulares para que todo salga bien.

Confía la selección de personal para eventos a una empresa con amplia experiencia en el sector.

Estas empresas, como Piturda, suelen contar con una amplia cartera de candidatos, muchos de ellos habituales empleados para eventos. Entre otros, necesitarás este tipo de personal para eventos:

• Artistas
• Azafatas
• Camareros
• Bartenders
• Transfers
• Personal de limpieza para eventos
• Personal de seguridad para eventos
• Receptor de visitantes
• Personal para la desinfección de espacios
• Coordinadores
• Regidores
• Personal para montaje y desmontaje
• Técnico de sonido
• Técnico de iluminación
• Control de acceso
• Runner
• Ticketing
• Presentadores
• Animadores
• Fotógrafo para eventos
• Vídeo para eventos
• Vendedor de merchandising

Diseño e imagen para eventos

El cartel de tu evento habla por sí solo. Tus valores, el público destinatario, la calidad de tus contenidos y la emoción que pueda generar se transmiten a través del diseño. Pide presupuesto a tres diseñadores diferentes e inclúyelo en tu presupuesto para organizar un evento.

Colores corporativos, formas, ilustraciones, fotografías, creatividad y la información clave que el público necesita son los ingredientes de una buena cartelería. Adapta el concepto del cartel a tu web y redes sociales. Hazlo con profesionales para no arrepentirte del resultado y consigue un gran impacto.

COSTES VARIABLES DE UN EVENTO

Los costes variables de un evento, como su nombre indica, no son definitivos. Su cuantía viene determinada por factores como el número de asistentes según el aforo de eventos o la cantidad de material promocional que se va a destinar para su publicidad, entre otros factores.

Contratación de proveedores para eventos

A la hora de contratar proveedores para eventos, maneja varias posibilidades y presupuestos en función de las necesidades de material y servicios previstas en el proyecto inicial. Distingue entre las diferentes calidades y precios y llega a un acuerdo en el que ambas partes salgáis ganando.

Actos de apertura y clausura

Existen actos de apertura y clausura de eventos de varios tipos. Desde las inauguraciones con toda clase de lujos y detalles: material publicitario y folletos, cátering o coffee breaks, regalos promocionales e incluso sorteos de premios y viajes, hasta pequeños actos protocolarios de apenas media hora que cuentan únicamente con una intervención pública para presentar el evento o bien clausurarlo.

Transporte para eventos

Aunque lo hemos señalado como gasto fijo, está claro que los artistas y protagonistas del evento deben llegar al lugar con un transporte sufragado por la organización.

Sin embargo, puedes elegir hasta dónde contratar el transporte para eventos, por ejemplo, contando con la figura del «runner» o el «transfer«. Personas que, a modo de taxi, llevan y traen al personal, artistas e invitados con un servicio «de puerta a puerta», también disponibles para desplazamientos urgentes.

Material impreso para eventos

Desde el número de folletos y carteles para eventos impresos hasta regalos corporativos, invitaciones o acreditaciones de prensa. Todo ese material es importante y necesario para organizar un evento de manera profesional. Si quieres ahorrar gastos puedes utilizar una impresora monocromo para alguna de estas tareas. Para el resto, busca profesionales con conocimientos de impresión y pegada de carteles para eventos.

WCs

Los baños para eventos vienen determinados por varios factores. Necesitamos conocer el tipo de aforo de la localización de espacios para eventos.

A más público, más WCs.

También dependerá del lugar donde se celebre, ya que, si el espacio cuenta con servicios, deberemos prever cuántos más necesitaremos. No olvides incluir baños accesibles para personas con movilidad reducida. Ten esto presente en tu presupuesto para organizar un evento.

Invitados

Tener invitados a un evento puede ser una gran ventaja, especialmente en el caso de prensa y medios de comunicación acreditados, pero también es un gasto. No olvides cederle un espacio en el lugar, asientos que reducirán tu aforo. Prevéelo con anterioridad y acota una zona que te permita no perder espacio para el público que abone su entrada.

Impuestos y cánones

Incluye la previsión del pago de los impuestos generados en las contrataciones y proveedores como el IVA y procura contar con un administrador o asesor que te ayude en este punto.

Si el evento es musical, no olvides el pago a la Sociedad General de Autores Españoles (SGAE), que será el 8,5% del beneficio de la venta de entradas si el autor es asociado. Para evitar este paso, asegúrate de que la obra del artista no está registrada en la SGAE y de que no se hará ninguna versión de una obra protegida por este ente. Con que tan solo un artista interprete una canción protegida, deberá abonarse el tanto por ciento previsto de todas las entradas.

En ese caso, te recomendamos que el artista haga un escrito en el que declare su no pertenencia a esta sociedad de autores, de forma que pueda ser enviado al representante de la SGAE que previamente se habrá puesto en contacto contigo con motivo del evento.

FUENTES DE INGRESOS DE UN EVENTO

La financiación de eventos es una de las claves para hacer más rentable tu presupuesto para organizar un evento. Consigue patrocinadores y colaboradores que aporten fondos al presupuesto. También pueden aportar «en especie», por ejemplo, bebidas y comida para el cátering o algún servicio de transporte.

Este es un punto clave, ya que a través de la figura del patrocinio podrás ampliar el presupuesto del evento. Contacta con instituciones públicas y empresas privadas para ganar apoyo económico y visibilidad a través de sus marcas. Pero ojo, depender únicamente de subvenciones en tu presupuesto organizar un evento lo consideramos uno de los cinco errores más comunes en la producción de eventos.

Presupuesto para organizar un evento: otras consideraciones

Deberás calcular lo que se conoce como flujo de efectivo en tu presupuesto para organizar un evento, que consiste en la suma de todos los ingresos y la resta de las cuentas pendientes de cobro, como el dinero por los servicios realizados. Después habrá que restarle los gastos y cuentas a pagar y el resultado es el efectivo. El objetivo es generar ganancias o, lo que es igual, que el resultado no sea negativo para conseguir un flujo de caja positivo.

Al terminar el evento, ya en la fase de postproducción o cierre, se debe dar cuenta del resultado a los interesados y resto de equipo técnico.

La experiencia es la mejor maestra y proporciona un aprendizaje financiero. Ventajas a aplicar en la gestión de eventos.

Consejos para optimizar el presupuesto

En Piturda pensamos que menos es más, por eso, te contamos algunas formas para conseguir optimizar el presupuesto para organizar un evento.

Imprevistos

Destina entre el 10 y el 15% del presupuesto a imprevistos. Estos son gastos no contemplados previamente que pueden suceder de manera urgente. Por ejemplo, sufragar un transporte de algún artista en caso de cancelación de un servicio de tren o avión.

Redes sociales

Usa las redes sociales para difundir la cita a través de un evento en el que invitar al público potencial. En él deberás incluir toda la información relativa a entradas, horarios, protocolos de prevención de contagios en pro de la cultura segura y la manera de llegar al recinto. Te recomendamos que confíes este punto a un profesional de la comunicación de eventos, pues sabrá motivar al público para asistir a tu evento de forma clara y efectiva.

Sácale rendimiento a los patrocinadores para eventos

Además de aparecer en la cartelería y la publicidad del evento, propón a tus patrocinadores la posibilidad de mostrar su marca en lugares impactantes.

Por ejemplo, en las lonas del recinto, en los vasos, pulseras, voz en off antes del artista, anuncios y spots publicitarios en las pantallas led y ofrécele montar un stand para captar nuevos clientes potenciales de entre los asistentes al evento.

Reserva con tiempo el espacio para eventos

Reserva el espacio con suficiente antelación. Podría salir más económico. Habitualmente, además de la tasa de alquiler, se añade una parte de pago a modo de fianza.

Aprovecha la luz solar y reduce tu presupuesto técnico

Si optas por celebrar tu evento durante el día, con luz solar ahorrarás mucho presupuesto en focos e iluminación nocturna. Apuesta por una decoración minimalista o haz uso de flores en sitios clave para embellecerlo. Otra opción muy en boga es utilizar materiales reciclados para decorar, captando la atención del público.

Véndelo todo en el merchandising y genera recuerdo de marca

Los productos de merchandising para eventos suponen, al principio, una inversión que puede dar bastante rentabilidad.

Además, se convierte en un objeto promocional que habla de tu marca y la mantiene viva después de finalizar el evento durante mucho tiempo.

Financia tu evento, además de con las entradas, con merchandising.

Si tienes un evento entre manos, queremos ayudarte. Creamos tu evento desde cero, desde el presupuesto.

Conocemos al detalle todas las medidas de producción de eventos post Covid-19 que puedes poner en marcha y además, podemos asesorarte con alternativas y nuevos formatos que te permitan seguir adelante con la celebración de tu evento.

Solicita tu presupuesto personalizado y sin compromiso con tan solo una llamada por teléfono al 630 52 16 72, un mensaje de Whatsapp o un correo electrónico. Te responderemos más rápidos que un rayo.