Si te has propuesto organizar un evento, hazlo con cabeza. Sabemos que hay muchas variables a tener en cuenta para que sea un éxito. Aprende cómo organizar un evento con Canvas. Descarga el archivo con la plantilla y planifica todas las tareas necesarias que te desgranamos a continuación.

Cómo organizar un evento con Canvas

Fija los objetivos

Detrás de la organización de un evento hay un objetivo clave: obtener ingresos. Pero, además, puedes conseguir notoriedad de marca para posicionarte en el mercado y darle continuidad a tu proyecto.

Público

Conocer a tu público es uno de los puntos más importantes para desarrollar el resto del proyecto. Identifica a las personas a las que te diriges de entre estos tres grandes segmentos de clientes: público, anunciantes y administraciones. Utiliza variables sociodemográficas como la edad, los gustos y el nivel económico para definir todas las actividades que incluirás en tu convocatoria.

Propuesta de valor

Una vez sepas a quién te diriges ¿qué les ves a ofrecer? Por una parte, el público quiere divertirse con la programación de calidad a un precio asequible. Los anunciantes querrán vincular su marca a tus valores, mientras que, para las administraciones, lo más interesante será ver en tu proyecto una fuente de ingresos para la localidad donde se celebre en forma de turismo y restauración.

Estrategia de marketing y comunicación

Incluye a profesionales de la comunicación y el marketing en la plantilla de personal de tu evento. Una estrategia de comunicación profesional se traduce en más asistentes y seguidores. Utiliza las redes sociales para gestionar tu evento y define una estrategia de comunicación con medios para que llegue al público con anterioridad a su celebración. La promoción online no está reñida con la offline, así que no olvides hacer una buena pegada de cartelería y reparto de flyers. Si quieres reducir costes en este apartado, aprende a hacer cola casera y reducirás un poco el presupuesto.

Fuentes de Ingresos

Tu trabajo como organizador se tiene que ver recompensado económicamente. Aprende a rentabilizar tu evento con estas cinco grandes fuentes de ingresos. Para la venta de entradas, sigue una estrategia de precios escalonados, con alguna oferta inicial o pack de bienvenida a un precio por debajo de la media. Identifica a los posibles patrocinadores y ofréceles una oferta que no podrán rechazar, como estar presentes en tu evento a través de cartelería, pulseras o los vasos que utilizará el público.

Las administraciones también son una fuente de ingresos si sabes cómo hacerte con las subvenciones que publicitan. Las barras y el merchandising te aportarán el resto de la financiación que necesitas para sufragar gastos. Así que pon en marcha tu imaginación para diseñar camisetas, chapas, tazas, pegatinas y ponerlo a la venta el día del evento y posteriormente a través de Internet.

Precio

El precio tiene un fuerte componente psicológico. Para definirlo, primero necesitas conocer el segmento de clientes al que te diriges. La capacidad económica de los más jóvenes no es la misma que la del público mayor de 40 años. Así que ten presente el precio que merecen las entradas en función de lo que ofreces y de los asistentes a los que está dirigido. Un gran evento a un precio bajo resta importancia al contenido. Por el contrario, subir mucho el precio inicial te dejará sin posibles clientes. Valóralo, compara con otros proyectos similares y decide tu rango de precios.

Distribución

La estrategia de distribución es vital para que tu evento llegue a sus potenciales clientes. Estudia los pros y contras de todos los canales de distribución para la venta de entradas. Busca puntos de venta anticipada en los que dispensar tus entradas y calcula el tanto por ciento que se quedarán por los gastos de distribución. El mundo online te ofrece infinidad de portales profesionales de venta de entradas. Muchos de ellos incluyen, por ejemplo, la venta a través de oficinas de Correos, lo que hace posible que en cualquier localidad se puedan adquirir. El día del evento es importante disponer de entradas en taquilla a un precio superior a la anticipada. Elige tanto al personal que se encargará de ello como el precio final que ofrecerás al público de última hora.

Costes

Programar un evento supone muchos costes. Ten presente todas las actividades anteriores, suma las campañas de comunicación y marketing y, por supuesto, el coste del personal. Este punto es uno de los más importantes. De la balanza entre ingresos y costes dependerá no sólo el éxito, sino también la continuidad de tu evento a lo largo del tiempo.

Recursos y alianzas

La unión hace la fuerza. Y no es sólo un dicho sin mayor importancia que la lingüística. Adquiere compromisos con marcas, patrocinadores, administraciones y toda figura que pueda ser útil para aportar fortaleza a las cuentas de tu evento. La generación de marca, la base de datos de clientes anteriores, el equipo y los recursos económicos disponibles son la clave de estas alianzas más que necesarias. Identifica a socios y proveedores y ten a mano el contacto de algún responsable de cada ámbito con el que aclarar dudas y reforzar lazos.

Aprende cómo organizar un evento con Canvas y ponte manos a la obra. Si necesitas cualquier aclaración, recuerda que en Piturda trabajamos no sólo en la comunicación, distribución y barras de eventos. También los creamos para ti. Así que no dudes en contactar con nosotros para hacer de tu evento el éxito del año.