Por muchos meses de trabajo que haya detrás de la organización de un evento, estas meteduras de pata pueden echarlo a perder en cuestión de segundos. Toma buena nota y rodéate de los mejores para asegurar el éxito de producción, repercusión y difusión de tu evento.
1. No elegir bien la fecha. Aunque parezca cosa de Perogrullo, es importante escoger el día idóneo del evento. Ver a una buena banda tocando para tres personas porque el promotor no tuvo en cuenta que esa noche era la final de la Champions es algo realmente triste, además de común. Para evitarlo, ten en cuenta eventos como cursos y congresos. Y, por supuesto, los hitos deportivos capaces de pegar a los telespectadores al sofá.
Desde marzo hasta octubre la meteorología permite organizar eventos al aire libre. Pero si estás pensando en hacerlo en primavera, más vale que contrates un seguro de lluvia.
2. Rodearte de aficionados. El surgimiento de promotores amateurs hace que la producción y organización de un evento parezca cosa de niños. Y las consecuencias hablan por sí solas. De igual forma que no dejaríamos en manos de un fontanero una operación a corazón abierto, debemos concienciarnos de que la profesionalización del sector es importante. Por eso, rodéate de un buen equipo de profesionales. Desde el personal de entrada y barra hasta el responsable de prensa y comunicación, pasando por los encargados de regiduría y backstage. La validación profesional en la organización y difusión de eventos es un reto de futuro. Construyamos su presente.
3. Depender de subvenciones. Someter el grueso del presupuesto a la concesión de una subvención pública es condenarlo por adelantado. Puede que un año la institución de marras esté boyante y reparta lo necesario. Pero también puede que otro año las convocatorias no salgan en el plazo y forma esperada. Por eso, más vale apostar por el patrocinio y el mecenazgo privado y fomentar la venta anticipada de entradas. Si lo haces bien, con cada edición irán aumentando los apoyos financieros que harán posible que tu evento crezca exponencialmente.
4. Tener una web incompleta y no hacer publicidad offline. Crea un sitio específico para el evento y confía la tarea a profesionales del diseño web y la programación. Incluye toda la información necesaria con un periodista profesional y repártela en hasta un máximo de cinco secciones. Incluye un blog con contenidos de calidad y no olvides la publicidad offline, a pie de calle. Con la impresión y pegada de cartelería conocerán tu evento tanto los internautas como esa parte del público objetivo que aún no utiliza Internet a diario. Porque haberlos, haylos.
5. No sacarle partido a las redes sociales y no poner un punto WIFI. Facebook, Twitter o Instagram… la lista de redes sociales es interminable, pero tu trabajo gestionándolas no ha de serlo. Escoge cuáles funcionarán mejor según la audiencia a la que esté dirigida el evento. Ten en cuenta que Facebook ha de ser una de ellas. Utiliza las herramientas de FB Live y diseña tu página con imágenes y vídeos de calidad. Incluye el contacto y lleva al día los mensajes privados. El tiempo de respuesta será uno de los datos públicos que ofrezca tu perfil.
Usa hashtags temáticos para cada evento y difúndelos entre el público. Crea concursos de fotografía y vídeo en redes y no olvides incluir un punto WIFI. Sólo así te asegurarás de que cualquier asistente pueda compartir sus mejores momentos durante tu evento en tiempo real para la red de redes. O, si lo prefieres, crea tu evento desde cero con Piturda.
