Si estás pensando en crear un evento debes conocer todos los pasos, requisitos y personal con el que has de contar para que sea un éxito y organizar un evento de forma profesional.
Organizar un evento de forma profesional
Empezando por el principio, a la hora de comenzar una producción debes tener en cuenta cuál es el presupuesto para eventos con el que cuenta el equipo. Para garantizar éxito en la convocatoria de tu evento, es importante conocer las claves esenciales para organizar un evento. Diseña un evento especial y crea una experiencia única para tu público y seguidores. A continuación, te explicamos todos los aspectos que se deben coordinar para que tu evento salga a pedir de boca.
Secretaría técnica de eventos
La secretaría técnica se encarga de la coordinación profesional de eventos. Desde el diseño del evento hasta la creación del programa, pasando por la gestión de patrocinadores, gabinete de comunicación, gestión de inscripciones, protocolo de eventos e invitados o nuevas opciones como la celebración de eventos en streaming. Otro punto crucial es la gestión de la venta de entradas para eventos.
Gestión de espacios para eventos
El equipo de producción de eventos, en la fase de preproducción tendrá entre sus tarears prioritarias la localización de espacios para eventos, el alquiler de salas, alquiler de equipos de luz y sonido y la gestión de permisos. Unos trámites burocráticos que se agilizan si cuentas con un equipo profesional. En la producción de eventos es vital no dejar ningún fleco suelto.
Elige bien el espacio para organizar un evento de forma profesional. ¿Será al aire libre o en un recinto cerrado? ¿Qué aforo es el idóneo? O quizá te has planteado utilizar plataformas de streaming para eventos y duplicar tus ingresos en la venta de entradas con un evento híbrido, con público online y presencial.
Contratación de proveedores para eventos
Uno de los aspectos más destacados para organizar un evento de forma profesional es la contratación de proveedores y personal para eventos. Aquí cabe reseñar apartados como el cátering, la gestión de barras, transporte, seguros, servicio de azafatas, personal de seguridad o la instalación de WCs, que variará en número en función del aforo que tenga el evento. Contrata personal cualificado para eventos o cuenta con una agencia especializada en producción que busque a los trabajadores que necesitas para cubrir todas las áreas.
Piensa en tu público y en sus necesidades de consumir alimentos o bebidas durante el evento y cuenta con una gestión profesional de barras para eventos. Una de las soluciones más prácticas y estéticas es utilizar carpas para eventos, tanto en la zona de barras como en la de merchandising, stands o en el mismo backstage. Otro punto a valorar es la forma de pago en barra. Un sistema de pago que se está implementando últimamente y que gana fuerza con las medidas de seguridad actuales es el pago por cashless con pulseras inteligentes.
Promoción de eventos
La comunicación es uno de los pilares básicos para que el engranaje ruede. Promocionar tu evento debe ser uno de los puntos cruciales en la estrategia de marketing y comunicación, para cuya definición será necesario mantener una reunión previa entre la dirección, producción y el equipo de comunicación, en la que se sentarán las bases de difusión de eventos. En este apartado se incluye además el diseño e imagen, material promocional, difusión y publicidad del evento, merchandising, regalos promocionales, servicio de gabinete de prensa, el diseño y montaje de stand.
Apuesta por un gabinete de comunicación para eventos con experiencia demostrable y no pases por alto el poder de las redes sociales para difundir eventos, que causarán un alto impacto en tu público potencial, sumando nuevos seguidores y reforzando el compromiso con la marca de los que ya te seguían, convirtiéndose en prescriptores de tu evento y atrayendo así a más personas a él.
No olvides la importancia de crear impacto fuera de la pantalla con publicidad en mobiliario urbano, la campaña de pegada de cartelería para conectar con tu público a pie de calle y el reparto previo de material impreso, por ejemplo, en forma de flyers. Todo eso marcará la diferencia a la hora de organizar un evento de forma profesional.
Por qué elegir Piturda para organizar un evento de forma profesional
La experiencia que te da más de una década sabiendo organizar un evento de forma profesional es garantía de tranquilidad para el promotor que se ponga en contacto con Piturda. Eventos como Etnosur, ImaginaFunk, Alligator Rockin’ o OktoberFest son solo algunos de los que han contado con nuestro gran equipo de trabajo, ya sea en la producción, gestión de espacios, gestión de barras y comunicación de eventos para vender más entradas. Cuenta con el servicio profesional de producción de eventos de Piturda para el tuyo.
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