Planificar un evento es un reto apasionante pero cada detalle es fundamental. Nada puede quedar a la improvisación si queremos que los asistentes lo disfruten y lo recuerden durante mucho tiempo. Hay que tener en cuenta que no hay dos eventos iguales, que cada momento, cada escenario y cada público es diferente y que lo que funciona a la perfección en unos casos no lo hace en otros.

Partiendo de estas premisas, planificar un evento requiere de mucho entusiasmo, de tiempo, de organización y de experiencia. Y es lo que en Piturda ponemos a tu disposición para organizar ese evento que tienes en mente. La lista de pasos que hay que dar es amplia y todos son fundamentales en ese camino hacia el éxito.

Planificar un evento paso a paso

En la planificación y organización de un evento no hay atajos. Ese es el consejo fundamental que debe guiar el trabajo. Un detalle aparentemente pequeño que se deja al azar puede arruinar todo el trabajo. De una manera muy esquemática, estas son las fases del trabajo:

Definir claramente el tipo de evento y sus objetivos

Planificar un evento cultural no tiene nada que ver con uno deportivo o empresarial. Pero incluso dentro de cada una de estas categorías hay diferentes posibilidades. El tipo de público al que se dirige, el motivo de la celebración y el objetivo que se persigue, son claves en el diseño del evento. Sin un punto de partida muy claro, es fácil perderse en el camino.

Delimitar el presupuesto

Cuando se piensa planificar un evento, las aspiraciones suelen ser elevadas. Pero también hay que ser realistas. Y es ahí donde entra en juego el presupuesto. Puede marcar límites, pero también es cierto que a veces es el aliciente para encontrar ideas y soluciones diferentes e imaginativas para un evento inolvidable. Lo que es fundamental es ajustarse a él.

Diseñar el evento

Es la parte más compleja. Primero hay que elegir fecha y escenarios. Son aspectos clave para la contratación de artistas y participantes, así como para la búsqueda de la localización perfecta, la que cumpla con todos los requisitos para el evento.

Después habrá que definir el programa del evento. Si es cultural, habrá que investigar los gustos y preferencias del público al que se va a dirigir para ofrecer una programación interesante, entretenida y sorprendente. En el caso de público infantil, por ejemplo, los musicales con sus personajes favoritos como protagonistas suelen ser garantía de éxito.

En otro tipo de eventos, como son los de tipo empresarial o ferias, es necesario que la programación responda a los intereses de los asistentes, que ofrezca valor añadido. Y junto a ello es importante crear una marca distinguible y atractiva en torno al evento.

Contratación de participantes, proveedores, personal y medios técnicos

No todo acaba con planificar un evento al milímetro. La parte teórica es importante, pero aún queda materializar el proyecto, hacerlo realidad. La fase de la contratación es crítica, por ello no se puede dejar para el último momento. Artistas y espectáculos pueden tener fechas comprometidas, los proveedores necesitan tiempo para ofrecer sus servicios con garantías y la selección de personal como azafatas, seguridad o gestión de barras necesita tiempo.

A ello hay que sumar las infraestructuras, porque un evento necesita mucho más que equipos de luz y sonido. A veces, se necesitan condiciones técnicas para transmitir por streaming, expositores, carpas o espacios habilitados para la prensa, por poner algunos ejemplos. Y todo, absolutamente todo, debe estar contemplado al planificar un evento.

Patrocinadores y merchandising

Dentro del aspecto económico de la planificación de eventos, patrocinadores y merchandising son fundamentales, puesto que suponen un ingreso extra. A los primeros es necesario atraerlos con una propuesta de evento diferente, creativa. En cuanto al merchandising, es una forma no solo de obtener mayor beneficio del evento, sino de mantenerlo en la mente de los asistentes durante mucho tiempo.

Publicidad y promoción

De nada sirve planificar un evento en ese camino marcado hasta ahora si se deja a un lado el paso final: darlo a conocer. La publicidad es útil y necesaria en sus diferentes modalidades, online y offline. Pero se necesita un plan de marketing cuidado para alcanzar a ese público que se desea atraer y las formas de conseguirlo pueden ser diferentes, el ejemplo más evidente es el de las redes sociales en el caso de un público joven.

Piturda planifica tu evento por ti

Los pasos para planificar un evento son muchos y conseguir el éxito no es fácil. En cada una de esas fases se necesita un equipo específico, pero que esté coordinado con los demás para conseguir ese gran objetivo que es alcanzar el éxito, que los asistentes disfruten y que quede en el recuerdo.

En Piturda contamos con el personal, los medios técnicos y la experiencia para ofrecer un servicio integral. Nos encargamos de absolutamente todo, desde el diseño del evento hasta la contratación de artistas y personal, la búsqueda de localizaciones y todo lo relacionado con publicidad, ticketing o controles de acceso.

Tú solo tienes que darnos la idea y nuestro equipo se pondrá a trabajar como un engranaje perfectamente engrasado para que el resultado final sea el que deseas, ese evento que será inolvidable. 15 años de experiencia en la organización de eventos nos avalan.

En Piturda trabajamos no solo para planificar tu evento, sino para conseguir que sea diferente y especial. ¿Quieres conocer nuestra forma de trabajar? Pídenos información a través del teléfono 630 52 16 72, envíanos un WhatsApp o contacta con nosotros a través de correo electrónico. Te daremos todas las respuestas que necesitas para confiar en nosotros.