Organizar un evento cultural requiere de conocimiento en varios campos. Por una parte, es necesario contar con un buen equipo de producción, profesional y habituado a organizar un evento cultural tal y como lo ha ideado el cliente e incluso capaz de ofrecer alternativas de mejora al proyecto inicial.
Además de toda la producción, logística e infraestructuras que son necesarios para organizar un evento cultural, debes tener en cuenta su difusión. Contacta con tu público lo antes posible y tenlo al día de todas las novedades. Te recomendamos que sigas los pasos siguientes a la hora de organizar un evento cultural.
Planificación de un evento cultural
Lo primero que debemos hacer para organizar un evento cultural es definir objetivos. Puedes empezar haciéndote preguntas. Como por ejemplo ¿Qué queremos conseguir? ¿A qué público queremos llegar? ¿Cuál es la finalidad del plan de comunicación que utilizaremos? Quizá queramos posicionar marca en el caso de un evento promocional, o bien nuestro objetivo, como suele ser habitual, sea la venta de entradas. Conocer las respuestas a estas preguntas es un gran primer paso.
Elabora un presupuesto a medida del evento. Cuenta para ello con las necesidades de personal para eventos, partidas específicas para promocionar el evento en redes sociales, mupis, medios de comunicación, permisos necesarios para celebrarlo, subcontrataciones, infraestructuras, seguros sociales, barra para eventos, personal de seguridad, alquiler de baños y no olvides pensar en posibles imprevistos.
En Piturda conocemos al dedillo todo lo que necesitas para organizar un evento cultural.
Una vez tengas definido hasta los horarios, toca continuar y poner el evento en marcha. Asegúrate de haberlo pensado todo, incluso las posibles actividades paralelas, el alojamiento de los artistas o quién se encargará de ello, precio de entradas y contactar con el equipo de prensa. ¡En marcha!
Puesta en marcha del evento
Ahora es cuando tendrás que organizar al equipo de producción, que a su vez coordinará asuntos clave como todo lo relativo a la técnica, invitados, asientos y disposición del espacio, barras, seguridad, entradas y salidas de emergencia y todas las medidas de seguridad para prevención de contagios.
Es el momento de hablar con los contratistas y proveedores, de asignar y delimitar responsabilidades para que el engranaje ruede. Contar con una persona que supervise todo y que a su vez delegue en otros ayudantes es importante para que funcione. No se puede organizar un evento cultural solo. Es casi imposible y, seguramente, fuera un fracaso. ¡El equipo hace la fuerza!
Promoción de eventos culturales
Difundir tu evento es la clave de su éxito. Uno de los pilares para organizar un evento cultural es la comunicación para eventos. Ten presencia en redes sociales, contacta con la prensa y agenda entrevistas en radio y otros medios de comunicación.
Es importante que la difusión de tu evento sea buena y visibilice todo el esfuerzo que hay detrás. Y, lo más importante, que consigas tu objetivo: generar interés y acceder a nuevo público.
Convoca ruedas de prensa, presentaciones, entrevistas previas al evento. Inclúyelo en las principales agendas y asegúrate de que el cartel llegue a todas partes.
Usa las tecnologías, son las mejores aliadas. Pero no olvides la publicidad offline o a pie de calle con cartelería y pegada de carteles, folletos, banderolas e incluso publicidad en mobiliario urbano. Calcula cuál es tu presupuesto para este apartado pero no olvides que la comunicación engloba todo, incluso la publicidad en redes sociales. Destina una parte de tu presupuesto para organizar un evento cultural a ello y contacta con nuestro equipazo de comunicación. ¡Especialistas en currar duro y sacar sonrisas!
Nos encanta trabajar juntos para organizar un evento cultural. Si estás pensando en la próxima edición del tuyo, contacta con el equipo de Piturda. Solicita tu presupuesto personalizado y sin compromiso con tan solo una llamada por teléfono al 630 52 16 72, un mensaje de Whatsapp o un correo electrónico. Te responderemos más rápidos que un rayo.