Diseñar y hacer realidad una programación cultural es un proceso complejo en el que entran en juego multitud de factores. Para conseguir el éxito es necesario planificar con esmero cada detalle, desde las fechas a la logística, la publicidad y, por supuesto, la cartelera.
La programación cultural puede tener objetivos muy diferentes: promover el desarrollo o identidad de una localidad o comarca, facilitar el conocimiento del patrimonio histórico, fomentar el acceso a la cultura de segmentos sociales, etc. Cada objetivo requiere de una planificación concreta, pero hay aspectos comunes en cualquier evento cultural. En ellos vamos a fijarnos a continuación.
Claves para hacer una programación cultural
Independientemente de la temática, del objetivo o de la duración, una agenda cultural debe estar perfectamente estructurada desde su concepción. Vamos a abordar esos pasos comunes e imprescindibles para hacer realidad un evento y conseguir que sea un éxito.
Definir el concepto y naturaleza de la programación
El punto de partida se basa en dos aspectos básicos: la idea que va a servir de hilo conductor a la programación cultural, es decir, la temática, y el público al que se dirige. A partir de ahí es necesario perfilar otras cuestiones que también son relevantes en el diseño del evento:
- Objetivos particulares: educativos, promoción cultural, fomento de la diversidad, ocio y entretenimiento, etc.
- Transversalidad, es decir, si la agenda cultural va a incluir diferentes disciplinas artísticas o va a incluir actividades secundarias alternativas.
- Originalidad del formato.
- Éxito o relevancia de artistas y ponentes.
Decidir fecha y lugar de la programación cultural
El factor estacional es especialmente relevante cuando esa programación o parte de ella se va a desarrollar al aire libre. También lo es a la hora de elegir la temática si las fechas de realización coinciden con periodos señalados. Un ejemplo son las Navidades, en las que el protagonista de cualquier programación cultural es el público de menor edad, lo que obliga a incluir espectáculos infantiles.
En lo que respecta al lugar, el recinto o recintos elegidos deben responder siempre a las necesidades de la programación cultural o de cada uno de los eventos incluidos en ella: salas de exposiciones, teatros, espacios abiertos, etc. También hay que tener en cuenta en su elección aspectos como aforo, accesos o si será necesario la gestión de barras. Se trata de que el público asistente se sienta siempre lo más cómodo posible.
Y todavía es necesario tener en cuenta un aspecto añadido. La normativa que regula la celebración de espectáculos varía de unas comunidades a otras. Las ordenanzas locales también pueden marcar limitaciones a la celebración de ciertos espectáculos.
Elaborar un presupuesto
Es el que va a marcar los límites de la programación cultural. La planificación financiera debe incluir tres aspectos diferenciados:
- El coste de la producción, incluyendo todas las partidas, desde personal hasta promoción.
- Una estimación de los beneficios obtenidos a través de la venta de entradas, publicidad o merchandising, entre otros.
- Financiación obtenida a través de patrocinadores, que pueden ser públicos o privados.
Con el presupuesto ya elaborado, los siguiente será amoldar el proyecto planteado inicialmente a las posibilidades económicas reales.
Formar el equipo de trabajo y elegir proveedores
El equipo de trabajo es fundamental para organizar y llevar a cabo con éxito la programación cultural. Es necesario contar con personal especializado para cubrir cada puesto, delimitando a la perfección sus tareas y cómo debe coordinarse.
También la elección de los proveedores es esencial para el buen desarrollo del evento. Hay que tener en cuenta que en este apartado se engloban aspectos tan diferentes como catering, servicios de seguridad o sanitarios o escenografía.
Promoción y publicidad
El éxito de una programación cultural no depende solo de la calidad de su contenido y de su buena organización. Si una buena estrategia de marketing publicitario cualquier esfuerzo anterior puede ser en vano. Elegir los canales y herramientas publicitarios es clave para conseguir la máxima difusión del evento y atraer a ese público para el que se ha preparado.
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Como has visto, la organización de una agenda cultural engloba un sinfín de pasos, de matices y de aspectos. Es necesario trabajar en cada uno de ellos para que todo marche de la forma correcta y se consiga ese objetivo final que es la satisfacción del público asistente.
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